Agar Tak Buang Waktu, Ini Aturan untuk Mewujudkan Meeting yang Efektif

Parapuan.co - Kawan Puan, pernahkah kamu terlibat dalam sebuah meeting dan berpikir bahwa meeting tersebut hanya membuang-buang waktu saja?

Apalagi, jika meeting-nya dimulai di waktu yang tidak sesuai jadwal yang sudah ditentukan dan tanpa agenda yang jelas.

Biasanya, meeting yang hanya membuang-buang waktu alias tidak efektif dapat terlihat dari banyaknya orang yang berlomba-lomba dan berusaha untuk mengutarakan idenya.

Setelah itu, ketika meeting selesai, tidak ada hasil khusus atau keputusan yang diambil untuk ke depannya.

Baca Juga: Lowongan Kerja Startup Glints Buka Kesempatan Karier, Cek Persyaratannya

Untuk menghindari terjadi hal demikian, sangat penting bagi para pemimpin untuk mengadakan meeting yang efektif.

Dalam mewujudkannya, terdapat sejumlah aturan atau strategi yang bisa diterapkan agar meeting dapat bermanfaat untuk semua peserta yang hadir.

Dikutip dari laman NY Times, berikut ini beberapa aturan yang harus kamu ketahui untuk mewujudkan meeting yang efektif.

1. Buat agenda

Aturan yang satu ini mungkin sudah jelas, tetapi faktanya masih banyak sekali meeting yang diadakan tanpa tujuan yang jelas.

Menentukan terlebih dahulu agenda sebelum mengadakan meeting bisa memperjelas mengapa orang-orang harus hadir dalam meeting tersebut dan apa yang harus mereka lakukan.

Agenda tersebut bisa dibuat berupa handout yang dibagikan ke karyawan, atau dijelaskan dalam meeting secara langsung.

Ketika para pemimpin dapat memastikan bahwa terdapat agenda penting yang harus dibahas dalam meeting tersebut, maka karyawan lainnya dapat hadir tanpa merasa kebingungan.

Pasalnya, jika tidak ada hal yang perlu dibahas dalam forum yang melibatnya banyak orang, maka tak ada alasan untuk mengadakan meeting.

Baca Juga: Lelah Bekerja? Ini 5 Cara Wanita Karir Menjaga Work Life Balance

2. Mulai dan akhiri dengan tepat waktu

Menunggu peserta lainnya untuk hadir dalam sebuah meeting bisa menghabiskan energi orang yang menunggu.

Karenanya, ketika sudah terdapat agenda yang jelas untuk mengadakan meeting, pemimpin ataupun peserta sebaiknya selalu datang tepat waktu.

Menunggu dalam ruangan karena banyak yang telat hadir dalam sebuah meeting hanya akan membuang-buang waktu saja.

Jadi, sangat penting untuk disiplin waktu jika menginginkan meeting berjalan dengan efektif, Kawan Puan.

Mengakhiri meeting tepat pada waktunya juga tak kalah pentingnya, lho.

Mengakhiri meeting secara tepat waktu bisa membantu memastikan bahwa kamu bisa langsung segera mengerjakan apa yang menjadi tugasmu.

3. Akhiri dengan perencanaan tindakan

Sebelum waktu meeting benar-benar berakhir, sebaiknya selalu sediakan beberapa menit untuk mendiskusikan langkah selanjutnya.

Baca Juga: 7 Pekerjaan yang Cocok untuk Perempuan Karakter Pemalu, Apa Saja?

Diskusi ini meliputi siapa yang bertanggung jawab untuk pekerjaan tertentu dan menentukan kapan tenggat waktunya.

Apabila kedua hal tersebut tidak dibahas sebelum meeting berakhir, maka seluruh waktu yang kamu habiskan selama meeting hanya akan sia-sia.

Kawan Puan, itulah hal-hal yang bisa kamu lakukan untuk memastikan bahwa meeting yang diadakan berjalan secara efektif tanpa membuang-buang waktu.

Apakah Kawan Puan pernah menghadiri meeting yang tidak efektif? (*)