Demi Reputasi, Hindari 7 Kesalahan Komunikasi lewat Pesan Teks Ini

Parapuan.co - Semenjak pandemi, semua bisa dilakukan dari jarak jauh, termasuk bekerja. Entah itu melalui video call, telepon, ataupun pesan teks.

Namun, pesan teks profesional tidak bisa disamakan dengan percakapan bersama teman. Ada hal yang perlu diperhatikan karena hal ini memengaruhi cara rekan kerja memandangmu.

Nah, melansir Fairy God Boss, PARAPUAN telah merangkum 7 kesalahan dalam berkomunikasi melalui pesan teks yang perlu dihindari agar reputasi kamu di kantor baik. Apa saja?

1. Menggunakan emoji terlalu banyak

Menggunakan emoji memang menyenangkan. Namun, jika digunakan terlalu banyak dalam percakapan bersama rekan kerja, hal itu juga bukan sesuatu yang baik.

Pasalnya, hal tersebut dapat memengaruhi cara mereka memandang kamu sebagai seorang profesional, terlebih jika rekan itu tidak dekat dengan kamu.

Untuk mengurangi risiko kamu dipandang tak terlalu profesional, kurangilah penggunaan emoji wajah tersenyum dalam percakapan kerja.

2. Tidak meminta izin

Sebelum mengirim pesan personal ke nomor seseorang, kamu perlu meminta izin lebih dulu. Apalagi jika itu adalah nomor pribadi.

Baca Juga: Catat! Ini 3 Cara Bangun Reputasi Diri yang Baik agar Naik Jabatan

Teks pertama kamu perlu menegaskan kembali sekaligus bertanya izinnya. Misalnya, "Hai, izin untuk menindaklajuti percakapan tadi..."

3. Mengharapkan tanggapan segera

Dalam berkomunikasi melalui pesan, kamu tentu sadar dibutuhkan waktu menunggu. Menunggu pesan dibaca, lalu tujuanmu merespons, hingga balasan sampai kepadamu.

Maka itu, meski kamu memperlakukan setiap pesan dengan kilat, tidak semua orang menanggapi pesan teks dengan yang cara yang sama.

Jika kamu memerlukan tanggapan segera, kamu bisa menghubungi melalui sambungan telepon atau mengirim email dengan "Urgent" di baris subjek.

Sebagai tindakan pencegahan, jangan menunggu untuk menanyakan sesuatu kepada rekan kerja melalui pesan singkat jika mendekati tenggat waktu.

Jika kamu merasa perlu menindaklanjuti hal tersebut beberapa kali, maka pertimbangkanlah untuk memindahkan percakapan ke email.

4. Adanya kesalahan tata bahasa dan ejaan yang berlebihan

Pesan teks adalah hal yang bisa dibandingkan. Kamu perlu tahu bahwa pesan teks profesional bukan tempat untuk ejaan dan tata bahasa yang asal-asalan dan malas.

Baca Juga: Agar Tampak Profesional, Ini 5 Hal yang Harus Diperhatikan di LinkedIn

Pesan yang berisi banyak kesalahan menunjukkan kurangnya keterampilan komunikasi yang jelas dan perhatian terhadap detail.

Pastikan memeriksa ulang kembali pesan kamu sebelum mengirimya ke rekan kerja. Jika ada kesalahan yang lolos, kirimlah klarifikasi dengan tanda bintang.

5. Mengirim pesan pada jam yang tidak tepat

Meski percakapan melalui pesan teks kerap dianggap lebih intim dibandingkan rangkaian email, usahakan mengirim pesan tetap selama jam kerja normal.

Jika kamu perlu mengirim pesan sebelum atau sesudah jam kantor, jelaskan di awal alasan kamu bukan mengirimnya di pagi hari.

6. Mengirim pesan teks terlalu panjang

Hal yang menyenangkan dari pesan teks adalah singkat. Jika kamu perlu mengirim pesan sangat panjang, email bisa menjadi jalan terbaik.

7. Mengirimkan informasi sensitif

Baca Juga: 5 Tips Memperkuat Personal Branding dengan Memanfaatkan Media Sosial

Pesan teks profesional ialah terkait batasan. Maka itu, pengiriman informasi sensitif tidak boleh dilakukan, entah itu terkait pekerjaan maupun pribadimu.

Beberapa contoh informasi yang tak boleh dikirim melalui pesan teks antara lain gaji karyawan, harga kontrak klien, atau informasi rahasia lainnya yang berpotensi rahasia.

Informasi pribadi tentang dirimu juga sebaiknya tidak dibagikan dalam percakapan pesan teks.

Pasalnya, kamu tak pernah tahu siapa yang membaca notifikasi atau mungkin menerima screenshoot (tangkapan layar) terkait pesanmu.

Nah, itulah 7 kesalahan yang harus Kawan Puan hindari saat berkomunikasi melalui pesan teks karena memengaruhi reputasimu di kantor. (*)