7 Tips Komunikasi melalui Pesan Teks dengan Rekan Kerja selama WFH

Parapuan.co - Seiring membaiknya keadaan di masa pandemi ini, sebagian kantor atau perusahaan sudah menerapkan Work From Office (WFO) atau bekerja dari kantor.

Namun, ada pula yang masih menerapkannya diselingi dengan Work From Home (WFH) atau bekerja dari rumah. Bisa jadi ada yang masih sepenuhnya WFH.

Nah, jika kamu masih terus atau lebih banyak WFH dibandingkan dengan WFO, komunikasi melalui pesan teks tentu tak bisa terhindarkan.

Untuk mempermudah pekerjaan jarak jauh, kamu perlu terus memperhatikan bagaimana tips komunikasi untuk membuat pesan teks lebih efektif.

Pasalnya, jika dilakukan dengan cara yang salah, tim kamu justru akan mengalami miskomunikasi dan ujungnya bisa mengganggu alur kerjamu.

Melansir laman Make Use Of, inilah 7 tips komunikasi melalui pesan teks dengan rekan kerja untuk Kawan Puan yang masih WFH. Yuk, simak!

1. Hindari Penggunaan Singkatan

Tidak peduli seberapa dekat kamu dengan rekan bisnis atau kolegamu, komunikasi dengan mereka tidak boleh bersifat informal.

Menggunakan singkatan yang tak perlu dalam pesan teks justru cenderung menggambarkan pandangan yang tidak profesional.

Baca Juga: Demi Reputasi, Hindari 7 Kesalahan Komunikasi lewat Pesan Teks Ini

Kamu tidak harus terlalu kaku, tetapi menggunakan singkatan seperti "gw" alih-alih kata "saya" dalam percakapan yang berhubungan dengan pekerjaan tidaklah etis.

Hal ini bisa menjadi perubahan besar bagi kebanyakan orang yang mengharapkan pesan berbasis teks terpadu dan terstruktur.

2. Gunakan Kapital dengan Tepat

Huruf kapital cocok untuk tujuan tertentu dalam penulisan. Menggunakan huruf kapital di seluruh kalimat adalah salah satu perangkap yang harus kamu hindari dalam berkirim pesan.

Karena terbiasa membaca teks huruf kecil, tidak mudah untuk membaca semua teks huruf kapital. Pasalnya, teks dengan huruf besar semua juga memberikan nada tegas pada pesan.

Sepertinya kamu marah atau berteriak pada penerima. Bahkan, jika memposting di media sosial, menulis teks dengan huruf kapital semua membuat kamu tampak sedang mencari perhatian.

3. Kirim pada Waktu yang Baik

Komunikasi melalui pesan teks memberi hak istimewa untuk membalas pesan pada waktu yang tepat. Namun, itu tidak boleh dengan mengorbankan penerima kamu, ya.

Misalnya, tidak pantas mengirim pesan teks di tengah malam atau dini hari kecuali mereka secara khusus memberi tahu kamu bahwa itu bukan masalah.

Baca Juga: Begini 3 Cara Membangun Komunikasi Efektif Antara Anak dan Orang Tua

Kamu pun seharusnya tidak mengharapkan balasan cepat untuk pesan semacam itu. Yang terbaik adalah mengirim semua pesan terkait pekerjaan selama jam kerja.

4. Hindari Kalimat Panjang

Tata bahasa yang paling baik akan membosankan jika terlalu panjang. Pesan teks yang banyak dapat membuat penerima membaca sekilas konten alih-alih membacanya.

Pasalnya, skimming dapat menyebabkan mereka melewatkan detail penting dalam pesan, alhasil tujuan atau niat kamu sebagai pengirim tak sampai.

5. Gunakan Emoji Hanya saat Diperlukan

Emoji tidak buruk. Faktanya, mereka telah memengaruhi cara kita berkomunikasi secara positif. Emoji membantu kamu mengekspresikan emosi tertentu dengan tepat.

Saat mengirim teks yang berhubungan dengan pekerjaan, kamu tidak harus sepenuhnya menghilangkan penggunaan emoji dalam pesan teks.

Sebaliknya, kamu harus tahu kapan waktu yang tepat untuk menggunakannya, sehingga tidak membuat kesan yang salah. Jika kamu tidak yakin kapan harus menggunakannya, tak usah saja.

6. Jangan Membuat Asumsi

Baca Juga: Mengenal Profesi Politisi dan 5 Kepribadian yang Dibutuhkan Politikus

Dalam berkirim pesan, ada kecenderungan untuk berasumsi kapan dan bagaimana penerima akan menanggapi pesan kamu.

Melakukan hal ini dapat memengaruhi suasana hati Kawan Puan secara negatif karena respons mereka mungkin sangat berbeda.

Tidak peduli seberapa lambat penerima kamu membalas, jangan pernah berasumsi apa yang mereka pikirkan saat membaca pesanmu.

Tunggu sampai kamu mendengar kabar dari mereka. Toh, kamu pun dapat mengirim pengingat apabila pesan teks itu mendesak.

7. Koreksi Pesan sebelum Dikirim

Jangan terburu-buru untuk menekan "kirim" tanpa mengoreksi pesan teks kamu.

Sangat mudah untuk tidak melihat kesalahan kecil dalam tulisanmu, jadi luangkan waktu untuk menangkap dan memperbaiki kesalahan ejaan dan tata bahasa.

Dibutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan masalah yang disebabkan oleh SMS, obrolan, atau email yang ditulis dengan buruk daripada memperbaikinya pertama kali.

Baca Juga: 4 Karakter yang Wajib Dimiliki Konsultan Komunikasi, Salah Satunya Percaya Diri

Nah, itulah 7 tips komunikasi melalui pesan teks dengan rekan kerja untuk mempermudah pekerjaan jarak jauh kamu selama WFH. Semoga membantu! (*)