Jaga Reputasi Usaha, Begini Cara Tepat Menghadapi Komplain Pelanggan

Parapuan.co - Kawan Puan, menghadapi komplain pelanggan memang tidak mudah bagi pengusaha, baik dalam skala besar maupun kecil.

Pasalnya, menghadapi komplain dari pelanggan yang kecewa tidak cukup dengan bersikap tenang dan sabar.

Kamu juga harus merespons dengan kalimat yang tepat agar reputasi usaha tetap terjaga dan dapat mempertahankan pelanggan setia.

Lalu, bagaimana cara menghadapi komplain pelanggan dengan tepat?

Berikut beberapa cara tepat menghadapi komplain pelanggan sebagaimana mengutip Kompas.com!

1. Dengarkan Komplain dengan Tenang

Pertama-tama, kamu harus mendengarkan komplain dari pelanggan dengan tenang dan simak baik-baik apa yang mereka sampaikan.

Meski terkadang komplain pelanggan tidak ramah, kamu perlu menunjukkan profesionalitas dengan menanggapinya sebaik mungkin.

Ketika sedang mendengarkan keluhan mereka, catatlah poin-poin penting dari apa yang disampaikan.

Baca Juga: Ini Cara untuk Memberitahu Kenaikan Harga Produk pada Pelanggan

2. Ucapkan Maaf dan Terima Kasih

Kedua, ingat untuk mengucapkan maaf dan berterima kasih terlebih dulu setelah kamu mendengarkan komplain dari pelanggan.

Dengan meminta maaf, pelanggan yang mungkin komplain sambil marah-marah akan merasa sedikit lebih tenang.

Mereka juga akan menyadari bahwa produk dan usahamu juga mempunyai kekurangan. Hal inilah yang mesti kamu jadikan evaluasi.

3. Berikan Solusi

Selagi mendengarkan komplain, kamu tentu mendapatkan informasi baru dari pelanggan tersebut.

Nah, tanyakan detail keluhan yang disampaikan pelanggan supaya kamu bisa memetakan solusi yang akan kamu tawarkan kepada mereka.

Apabila poin kesalahan ditemukan dan solusi sudah kamu peroleh, pastikan pelanggan merasa puas dengan solusinya.

Baca Juga: Ini Dia Berbagai Tips untuk Mendapat Ulasan Positif dari Pelanggan

4. Respons dengan Cepat

Ketika mendapatkan komplain dari pelanggan, tak jarang sebagai pelaku usaha kamu bisa saja malas menanggapi.

Namun, kamu wajib merespons dengan cepat dan jika memungkinkan, jangan sampai ada keluhan yang terlewat.

Tanggapan yang cepat dan ramah membuat pelanggan merasa dihargai. Jadi, jangan buat mereka menunggu respons terlalu lama tanpa kepastian.

5. Jadikan sebagai Evaluasi

Terakhir, jadikan kritikan dan komplain pelanggan sebagai bahan untuk mengevaluasi usahamu.

Evaluasi dalam bisnis bisa meminimalisir kesalahan di masa depan, dan usahamu juga dapat menjadi lebih maju dari sebelumnya.

Di samping itu, tentu reputasi usahamu juga terjaga dan tetap baik di mata para pelanggan setia.

Kawan Puan, itulah tadi beberapa cara menghadapi komplain pelanggan yang perlu kamu lakukan sebagai pelaku usaha.

Mudah-mudahan dengan cara menghadapi komplain pelanggan di atas, bisnismu menjadi semakin maju ya, Kawan Puan!

Baca Juga: Ramai A Business Proposal, Ini 3 Jenis Permintaan Klien dalam Proposal Bisnis

(*)